Política del Sistema Interno de Información de AEMED
- Objeto y finalidad
La presente Política establece los principios generales de actuación del Sistema Interno de Información de AEMED, de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
AEMED, en su condición de organización empresarial que gestiona fondos públicos tiene la consideración de sujeto obligado a disponer de un Sistema Interno de Información conforme al artículo 10.1.c) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, con independencia de su número de personas trabajadoras. La presente Política se aprueba, por tanto, en cumplimiento de dicha obligación legal.
El Sistema tiene como finalidad facilitar la comunicación de posibles infracciones comprendidas en el ámbito de aplicación de dicha Ley, favorecer la detección y prevención de irregularidades y garantizar la adecuada protección de las personas que comuniquen información de buena fe.
El Sistema constituye el cauce interno preferente para comunicar a AEMED aquellas conductas o hechos que puedan estar comprendidos en su ámbito de aplicación, sin perjuicio del derecho de las personas informantes a utilizar los canales externos previstos legalmente.
En el ámbito de la Comunidad de Madrid, el canal externo corresponde al Consejo de Transparencia y Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, que ejerce las funciones de Autoridad Independiente de Protección del Informante en el ámbito de la Comunidad de Madrid. Cuando la infracción o incumplimiento en el sector privado afecte o produzca efectos en el ámbito territorial de más de una comunidad autónoma, será competente la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., de ámbito estatal.
- Ámbito de aplicación
El Sistema Interno de Información estará disponible para las personas que hayan obtenido información sobre posibles infracciones en un contexto laboral o profesional relacionado con AEMED, en los términos establecidos en la Ley 2/2023.
Entre otras, podrán utilizarlo:
- personas trabajadoras de AEMED;
- personas que hayan finalizado su relación laboral o profesional con AEMED;
- personas candidatas a un puesto de trabajo;
- miembros de los órganos de administración, dirección o supervisión;
- personas voluntarias, becarias o en formación;
- autónomos y colaboradores;
- contratistas, subcontratistas y proveedores, así como las personas que trabajen bajo su supervisión;
- cualquier otra persona incluida en el ámbito subjetivo de protección establecido por la Ley 2/2023.
El Sistema permitirá comunicar las infracciones comprendidas en el ámbito material establecido por la Ley 2/2023.
AEMED podrá establecer, cuando así lo considere oportuno, mecanismos específicos para recibir otras comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de sus normas internas o principios éticos. En estos casos, se indicará expresamente cuando dichas comunicaciones queden fuera del ámbito de protección de la Ley 2/2023.
- Principios generales del Sistema
El Sistema Interno de Información de AEMED se regirá por los siguientes principios:
3.1. Confidencialidad
Se garantizará la confidencialidad de la información recibida, de la identidad de la persona informante y de cualquier otra persona mencionada en la comunicación.
En particular, no se revelará la identidad de la persona informante a las personas afectadas por la comunicación ni a terceros, salvo en los supuestos previstos legalmente, en particular cuando sea requerida por la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
El acceso a la información estará limitado a las personas estrictamente autorizadas para la gestión y tramitación de las comunicaciones.
3.2. Posibilidad de comunicación anónima
El Sistema permitirá realizar comunicaciones de forma anónima.
Cuando la persona informante facilite sus datos identificativos, estos serán tratados con las garantías de confidencialidad establecidas en la normativa aplicable.
3.3. Protección frente a represalias
AEMED no tolerará ningún acto constitutivo de represalia contra las personas que comuniquen información comprendida en el ámbito de la Ley 2/2023, siempre que actúen en las condiciones previstas legalmente.
La protección se extenderá, cuando proceda, a las personas y entidades que determine la normativa aplicable.
3.4. Buena fe
Las comunicaciones deberán realizarse de buena fe y con motivos razonables para considerar que la información comunicada es veraz en el momento de realizarla.
La comunicación deliberadamente falsa o realizada con mala fe podrá dar lugar a las actuaciones que correspondan conforme a la normativa aplicable.
3.5. Imparcialidad e independencia
Las comunicaciones serán gestionadas con objetividad, imparcialidad e independencia respecto de las personas o áreas afectadas por los hechos comunicados.
La persona Responsable del Sistema ejercerá sus funciones con autonomía e independencia, sin recibir instrucciones en el desempeño de sus funciones.
3.6. Respeto a los derechos de las personas afectadas
Durante la tramitación de las comunicaciones se garantizarán los derechos de las personas afectadas, incluyendo la presunción de inocencia, el derecho de defensa y el respeto a su honor y dignidad, de acuerdo con la normativa aplicable y sin comprometer la confidencialidad y eficacia de la investigación.
3.7. Protección de datos personales
Los datos personales serán tratados de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos y con las disposiciones específicas de la Ley 2/2023.
Se aplicarán los principios de minimización, confidencialidad, seguridad y limitación del plazo de conservación.
El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión y demás reconocidos por la normativa de protección de datos podrá ser objeto de limitación temporal respecto de las personas afectadas por la comunicación, en los términos previstos en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018 (según redacción dada por la Ley 2/2023) y en la propia Ley 2/2023, cuando resulte necesario para preservar la confidencialidad del informante y la eficacia de la investigación.
3.8. Accesibilidad
El canal estará diseñado de manera que permita realizar comunicaciones de forma sencilla y accesible.
Las comunicaciones podrán presentarse por escrito o verbalmente, y podrá solicitarse una reunión presencial con la persona Responsable del Sistema en los términos establecidos en el procedimiento de gestión.
- Canal de información
AEMED dispondrá de un canal interno accesible a través de su página web para la presentación de comunicaciones por escrito.
El canal permitirá:
- Presentar comunicaciones de forma identificada o anónima.
- Aportar documentación.
- Mantener, cuando sea necesario, comunicación con la persona informante.
- Solicitar información adicional.
- Permitir el seguimiento de las comunicaciones y, cuando sea necesario, mantener la comunicación con la persona informante.
El canal estará configurado con las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la confidencialidad y evitar el acceso de personas no autorizadas.
Asimismo, se informará de la posibilidad de realizar comunicaciones verbalmente o solicitar una reunión presencial con la persona Responsable del Sistema.
- Responsable del Sistema
La Junta Directiva de AEMED designará formalmente a la persona Responsable del Sistema Interno de Información.
La persona Responsable ejercerá sus funciones de forma independiente y autónoma y será responsable de la gestión y tramitación diligente de las comunicaciones recibidas.
La persona Responsable deberá guardar secreto sobre las informaciones que conozca como consecuencia del ejercicio de sus funciones.
Cuando una comunicación afecte directa o indirectamente a la persona Responsable del Sistema, este deberá abstenerse de intervenir y la comunicación será gestionada por la persona u órgano que determine el procedimiento de gestión aprobado por AEMED.
El nombramiento y, en su caso, cese de la persona Responsable del Sistema se comunicarán a la autoridad competente en los términos establecidos por la Ley 2/2023.
- Procedimiento de gestión
Las comunicaciones recibidas serán gestionadas de acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Informaciones del Sistema Interno de Información de AEMED, que desarrollará, entre otros, los siguientes aspectos:
- Recepción y registro de la comunicación.
- Acuse de recibo, cuando proceda.
- Análisis preliminar y admisión o inadmisión.
- Investigación de los hechos, cuando corresponda.
- Adopción de las medidas que procedan.
- Remisión a la autoridad competente cuando resulte necesario.
- Comunicación de la información correspondiente a la persona informante, cuando proceda.
- Archivo y conservación de la documentación.
El procedimiento respetará los plazos establecidos en la Ley 2/2023:
- Acuse de recibo: máximo 7 días naturales desde la recepción de la comunicación, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación (art. 9.2.c).
- Respuesta a las actuaciones de investigación: máximo 3 meses desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de 7 días. En casos de especial complejidad, este plazo podrá ampliarse hasta un máximo de 3 meses adicionales (art. 9.2.d).
- Conservación y supresión de datos: los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación. Transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada (art. 32.3 y 32.4).
- Registro y conservación de las informaciones
AEMED dispondrá de un registro confidencial de las informaciones recibidas y de las actuaciones realizadas.
El registro no tendrá carácter público y su acceso quedará limitado a las personas autorizadas y, en su caso, a las autoridades competentes en los términos establecidos legalmente.
Los datos personales de las comunicaciones respecto de las que no se hayan iniciado actuaciones de investigación deberán suprimirse transcurridos 3 meses desde su recepción, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
Los datos personales incluidos en el Registro se conservarán únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado para cumplir con la Ley 2/2023 y, en ningún caso, durante un período superior a 10 años.
- Prohibición de represalias
AEMED garantiza la protección de las personas informantes frente a cualquier forma de represalia derivada de una comunicación realizada en las condiciones establecidas por la Ley 2/2023.
Se considerará represalia cualquier acto u omisión que, directa o indirectamente, suponga un trato desfavorable injustificado como consecuencia de la comunicación.
En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por las personas informantes, cuando estas hayan acreditado razonablemente que realizaron una comunicación conforme a la Ley 2/2023 y que han sufrido un perjuicio, se presumirá que dicho perjuicio se produjo como represalia, en los términos establecidos legalmente.
Cuando existan indicios de represalias, AEMED adoptará las medidas que correspondan para garantizar la protección de la persona afectada.
- Información y publicidad
La presente Política será comunicada a las personas vinculadas con AEMED y estará disponible de forma clara y fácilmente accesible en la página web de la entidad.
La información publicada incluirá, como mínimo, información sobre:
- La finalidad y funcionamiento del Sistema.
- Los medios disponibles para realizar comunicaciones.
- La posibilidad de realizar comunicaciones anónimas.
- Las garantías de confidencialidad.
- La prohibición de represalias.
- La posibilidad de utilizar canales externos de información.
- La información básica sobre protección de datos.
- El acceso a la cláusula informativa específica de protección de datos del canal.
En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, la información publicada detallará de forma clara los canales habilitados para el ejercicio de derechos. Toda persona interesada (informante o afectada) podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición dirigiéndose por escrito a AEMED a través del correo electrónico protecciondatos@aemed.es o mediante comunicación postal a la dirección Avda. de los Pinos 16. 28914 Leganés, Madrid, aportando en ambos casos información suficiente para acreditar su identidad.
- Medios
AEMED facilitará a la persona Responsable del Sistema los medios necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones.
Asimismo, la información básica sobre el funcionamiento del Sistema estará disponible de forma clara y accesible en la página web de AEMED.
- Revisión de la Política
La presente Política será revisada cuando se produzcan cambios normativos, organizativos o en el funcionamiento del Sistema que hagan necesaria su actualización.
Cualquier modificación sustancial deberá ser aprobada por el órgano competente de AEMED.
- Aprobación
La presente Política ha sido aprobada por la Junta Directiva de AEMED.